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Avis d’expert – Synology / Télétravail : comment optimiser le stockage et le partage entre collaborateurs

Du télétravail sauvage au télétravail organisé : comment optimiser le stockage et le partage entre collaborateurs

Par Marcos de Santiago
Head of Product Management France & Southern Europe chez Synology

L’essor fulgurant du télétravail

Peu pratiqué en France à la différence des pays d’Europe du Nord, le télétravail a récemment connu un essor et une application forcés dans les entreprises qui ont dû s’adapter à la longue période de confinement que la France vient de connaître : alors qu’auparavant seuls 7% des Français pratiquaient le télétravail, ils étaient 33% pendant le confinement[1]. Un chiffre qui contraste avec le présentéisme qui faisait figure de norme en France, tandis que les bienfaits du télétravail étaient sous-estimés et les craintes, nombreuses (manque de productivité, perte de confiance, …).

Ainsi, le télétravail a fait ses preuves en peu de temps et a été salutaire pour les employés et les entreprises en cette situation exceptionnelle. Cependant, ce télétravail dit « sauvage » a été mis en place dans la précipitation, sans réel cadre ni préparation faute de temps et de moyens, et nombreuses ont été les entreprises à être dans l’incapacité d’équiper leurs équipes avec le matériel informatique adéquat.

Collaboration et accessibilité au cœur du travail à distance

La plupart des entreprises et employés continuant à privilégier ce mode de fonctionnement (73% des salariés souhaitent continuer à télétravailler de manière régulière ou ponctuelle[2]), il est indispensable de mieux le préparer à l’heure du déconfinement et d’investir dans des outils informatiques pérennes et de qualité pour répondre aux besoins des équipes à distance. Cela passe par le choix d’un équipement technologique ergonomique et performant pour permettre la continuité professionnelle et maintenir le lien avec ses collègues. En effet, il est indispensable de permettre aux employés d’accéder aux fichiers et appareils situés sur le réseau local.

Pour résumer, les 3 facteurs clés pour un télétravail efficace sont :

·        Un accès immédiat et sécurisé aux données

·        Une communication simple entre les collaborateurs et les bureaux

·        Une collaboration immédiate et efficace

Quels outils mettre en face de chacun de ces besoins ?

NAS et VPN, les alliés des entreprises

Qui dit partage dit stockage et hébergement. Les capacités de stockage doivent être étudiées pour les besoins de l’entreprise afin d’économiser de l’espace disque sur les PC des collaborateurs ou des disques externes. Les serveurs NAS permettent de stocker, partager, sauvegarder et synchroniser des fichiers en créant un cloud privé tout en s’adaptant aux besoins spécifiques de chaque entreprise et utilisateur. Certaines solutions permettent de transformer un NAS en un réseau privé virtuel pour fournir aux employés un accès distant sécurisé aux données du bureau. Pour y accéder efficacement, il est également nécessaire de mettre en place une connexion fiable, sécurisée et rapide. Cela passe notamment par le choix d’un routeur performant, que l’on peut transformer en un serveur VPN puissant. Un routeur VPN permet ainsi une plus grande flexibilité et une adaptabilité dans les horaires et méthodes de travail des salariés d’une entreprise.

D’autres solutions additionnelles offrant la possibilité de travailler simultanément sur les mêmes documents, tableaux ou présentations sont des atouts non négligeables. Les options de sauvegarde (en temps réel ou planifiée) sont indispensables dans la mesure où elles permettent de prévenir la perte de données en cas d’incidents ou de catastrophes.

Enfin, la mise en place de solutions de communication avancées peut faciliter le co-working, telles qu’une boite mail partagée avec d’autres membres de l’équipe pour suivre l’avancement des projets et des tâches, ou une messagerie intégrée permettant d’interagir tout en travaillant sur des documents avec un système de notification intelligent permet de ne jamais manquer les mises à jour importantes.

[1] Source : « La France prendra-t-elle le virage du télétravail ? » – Actu-environnement.com, Mai 2020

2 Source : « La France prendra-t-elle le virage du télétravail ? » – Actu-environnement.com, Mai 2020

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