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5 Conseils pour bien réussir vos réunions

Par Julian Jost, PDG de Spacebase

En règle générale, on peut estimer que chaque salarié consacre environ 31 heures par mois en réunions ou séminaires, parfois inutiles ou sans effet et l’enthousiasme s’y rencontre rarement. C’est souvent fastidieux et épuisant pour les organisateurs car ils ont de nombreux points à régler : les préparatifs et l’animation de la réunion, trouver le meilleur emplacement disponible.
Il leur faut aussi réunir l’équipement nécessaire : nombre de tables, chaises, vidéoprojecteur et autre liaison Skype sans oublier de prévoir les collations pour les pauses, la restauration, l’hôtellerie… Et si les participants sont démotivés, suivent la réunion sans entrain, ce n’est pas rendre justice à tout l’effort produit pour l’organisation. Or, il ne faut pourtant pas grand-chose pour démontrer à son équipe ou à ses supérieurs que ces réunions peuvent être préparées différemment. Julian Jost, expert en organisation de séminaires et fondateur de Spacebase donne cinq conseils pour des réunions d’affaires efficaces et créatives, qui impressionneront l’équipe ou les partenaires et apporteront aux organisateurs les louanges qu’ils méritent.

1. Mettez-vous en mode de surbrillance visuelle : pour faire de chaque réunion un événement
On peut proposer aux participants, une mise en scène visuelle avec par exemple une animation vidéo, une illustration ou encore un dessin exécuté en direct

Cette façon d’agir apporte de la créativité et de la crédibilité aux propos, et ce, de manière claire et en temps réel, avec des sons, des couleurs, des bandes dessinées ou des symboles. Tous ces outils permettent de donner à vos présentations un aspect à la fois ludique et professionnel plus efficient parce qu’original.
L’animateur aide ainsi les participants, même avec un contenu complexe, à rester attentifs. L’équipe sera amusée et donc réceptive. Les œuvres ainsi obtenues, peuvent d’ailleurs ensuite servir de décoration de bureau ou apporter à la salle de conférence un peu de brillance.

2. Réunions en dehors des bureaux-gris : changez de décor pour plus de créativité
La plupart des environnements de travail sont conventionnels et ennuyeux. Rien de pire pour les participants que d’aller de leur bureau à la salle de conférence en longeant des couloirs sans âme. Pourquoi l’équipe d’organisation n’essaie-t-elle pas d’organiser des réunions en plein air ?
Pour rafraîchir le corps et l’esprit, pour diminuer le stress provoqué par la course aux réunions, sortir du cadre de l’entreprise est positif. Cependant, le contenu devant être discuté peut parfois ne pas se prêter à une promenade mais seulement à un changement de décor. Dans tous les cas, la créativité des participants jaillira plus spontanément et plus efficacement.
Au lieu de cela les équipes, les clients et les partenaires sont bien souvent entourés des mêmes murs blancs unis d’une salle de conférence standardisée alors que les réunions peuvent se dérouler dans des endroits extraordinaires et inspirants. Les participants seront agréablement surpris par une réunion organisée dans un penthouse de luxe, une ancienne église reconvertie ou encore dans une salle avec ring de boxe. Intérêt et créativité garantis !

3. Brain Food: les aliments qui boostent le cerveau
Si l’on a faim, on ne peut pas bien se concentrer pendant une réunion. Les tranches de salami et de fromage standard ne suscitent guère l’intérêt des participants depuis bien longtemps. Que diriez-vous de changer pour une restauration exceptionnelle En hiver, cela peut être, par exemple, une boisson chaude ou un smoothie bar d’hiver. Ces derniers renferment tous les nutriments et les vitamines nécessaires pour affronter l’hiver sans craindre le rhume et la grippe.
Pour les amateurs de plats copieux proposez des collations avec des noix ou des graines mais aussi des légumes énergétiques comme les avocats. Les salades fraîches provoquent également un regain d’énergie et donneront du peps à votre prochaine séance de réflexion. La variété culinaire ira bien au-delà d’un sourire sur le visage des participants et boostera la motivation.

4. Les petites surprises restent gravées dans la mémoire
Les surprises pratiques sont tout aussi efficaces que le bien-être et l’énergie apportés par les aliments. Le bloc et un stylo de marque, cependant, ne sont plus très inspirants depuis longtemps. L’objet parfait est celui qui enrichit le milieu de travail, comme une chauffe-tasse USB, un crayon qui deviendra une plante de bureau ou, en été, une main-ventilateur. Ces petits présents sont peu onéreux et peuvent rendre la vie de bureau plus agréable. L’effet positif est assuré non seulement par l’originalité du cadeau mais aussi par un excellent souvenir de la réunion. Parce que nous sommes tous touchés par les beaux moments et les petites attentions.

5. Eliminer les pertes de temps: un petit ordre du jour afin d’améliorer l’efficacité
La durée d’attention moyenne d’un adulte est estimée à environ 18 minutes. Un ordre du jour préalable peut donc être utile pour gagner du temps d’attention. En effet, l’introduction et l’explication détaillée de l’objet de la réunion occupant de précieuses minutes, informer les participants à l’avance du contenu et du déroulement de la réunion est beaucoup plus efficient. Avec ce document préparatoire, les participants ont un aperçu optimal de la réunion qui les attend et peuvent entrer directement dans le cœur du sujet. Terminer toujours la réunion en reformulant les éléments importants, cela permet à tous de partir avec un agenda clair en tête !

Pour avoir d’autres conseils concernant vos réunions, visitez le blog www.spacebase.com/blog